Poświadczenia
Notariusz poświadcza:
- własnoręczność podpisu,
- zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,
- datę okazania dokumentu,
- pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis Notariusza i jego pieczęć.
Poświadczenie własnoręczności podpisu
Przy dokonywaniu czynności poświadczenia własnoręczności podpisu na dokumencie Notariusz stwierdza jedynie własnoręczność podpisu złożonego w jego obecności przez oznaczoną osobę. Jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie nie był złożony w obecności Notariusza, osoba, która podpisała, może uznać przed Notariuszem złożony podpis za własnoręczny.
Do dokonania czynności poświadczenia własnoręczności podpisu wymagana jest obecność osoby, której podpis ma zostać poświadczony wraz z ważnym dokumentem tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu) oraz z dokumentem pod którym ma złożyć podpis.
Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym wymagana jest miedzy innymi dla:
- sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
- zbycia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania,
- poświadczenia wzorów podpisów wspólników i członków zarządu, których złożenie wymagane jest w przypadku zakładania spółek osobowych lub kapitałowych,
- poświadczenia zgody rodziców lub opiekunów małoletniego na uzyskanie dokumentu paszportowego lub też na jego wyjazd za granicę pod opieką innej osoby,
- przeniesienia praw i obowiązków wynikających z prawa do działki – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 grudnia 2013 roku o rodzinnych ogrodach działkowych (tzw. ROD lub RODOS).
Jednocześnie należy zauważyć, iż pomimo faktu, że Notariusz przy dokonywaniu poświadczenia własnoręczności podpisu na dokumencie nie ma obowiązku badania zgodności z prawem tego pisma, to ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem.
Wynagrodzenie Notariusza z tytułu poświadczenia własnoręczności podpisu, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, wyniesie:
- jeśli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 złotych,
- na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 złotych,
przy czym do taksy notarialnej należy doliczyć podatek VAT w stawce 23%.
Zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem
W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem wypisu notariusz stwierdza, że dokument odpowiada treści i wyglądu oryginału. W przypadku gdy okazany dokument posiada cechy szczególne, takie jak dopiski, poprawki, uszkodzenia – notariusz stwierdza to w poświadczeniu.
W celu sporządzenia odpisu lub wyciągu dokumentu, notariuszowi okazany zostaje oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w Kancelarii ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).
Wynagrodzenie notariusza z tytułu poświadczenia zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej wyniesie za każdą stronę dokumentu 6 złotych, do czego należy doliczyć podatek VAT w stawce 23%.
Data okazania dokumentu – data pewna
Forma pisemna z datą pewną jest formą szczególną czynności prawnej. W określonych sytuacjach ma ona istotne znaczenie, jako że jej istotą jest skuteczność wobec osób trzecich, nieuczestniczących w danej czynności prawnej.
Notariusz poświadcza na okazanym mu dokumencie datę, a na żądanie stron także godzinę i minutę okazania tego dokumentu. W celu sporządzenia daty pewnej dokumentu, Notariuszowi okazany zostaje oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w kancelarii notarialnej ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).
Nakazanie, aby dana czynność prawna nosiła datę pewną, wynika z konieczności przeciwdziałania możliwości antydatowania danej czynności. Najczęstszymi przypadkami poświadczenia przez Notariusza daty okazania dokumentów są wszelkie dokumenty dotyczące praw autorskich (scenariusze filmów i programów telewizyjnych), umowy najmu czy też dzierżawy.
Wynagrodzenie Notariusza z tytułu poświadczenia czasu okazania dokumentu (daty pewnej) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej wyniesie za każdą stronę dokumentu 6 złotych, do czego należy doliczyć podatek VAT w stawce 23%.
Pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
Pozostawanie przy życiu lub w określonym miejscu danej osoby poświadcza Notariusz w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii notarialnej albo w razie przekonania się o tym fakcie przez Notariusza poza kancelarią. Notariusz w poświadczeniu ustala tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
W większości przypadków Notariusz poświadcza pozostawanie przy życiu danej osoby w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego w kraju i za granicą.
Wynagrodzenie Notariusza z tytułu poświadczenia pozostawanie przy życiu lub w określonym miejscu danej osoby, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, wyniesie w przypadku poświadczenia dla celów otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego – 5 złotych, zaś w przypadku poświadczenia w innym celu lub za pozostawanie osoby w określonym miejscu – 30 złotych. Podane kwoty są kwotami netto i należy do nich doliczyć podatek VAT w stawce 23%.
W Polsce podstawowym aktem prawnym regulującym problematykę poświadczenia przez notariusza dokumentów, podpisu czy też pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu jest ustawa z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (Dz.U. z 2008 roku Nr 189 poz. 1158 j.t. ze zm.) oraz ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z dnia 18 maja 1964 rok, Nr 16 poz. 93 ze zm.).